La gestion de projet repose sur une organisation rigoureuse pour gérer les risques, diffuser les informations essentielles, prendre des décisions et suivre les actions. Cependant, structurer ces éléments peut rapidement devenir complexe.

Le RIDA (Risques, Informations, Décisions, Actions) est un outil puissant pour préparer, animer et suivre vos projets ou dispositifs qui nécessitent un suivi et un pilotage précis. Idéal pour animer et assurer le suivi des COPIL, COPROJ, réunions de crise... le RIDA facilite le suivi, la traçabilité des échanges et la prise de décision réunion après réunion.

Découvrez comment les chefs de projet peuvent tirer parti de cet outil puissant pour structurer leurs échanges et suivre l’avancement de leurs projets.

Le RIDA : Qu’est-ce que c’est ?

Le RIDA est un tableau structurant les informations essentielles d’un projet en quatre catégories :

• R : Risques : Identifier et anticiper les problèmes avant qu’ils n’impactent le projet.

• I : Informations : Partager les informations essentielles permettant de prendre des décisions ou d’engager des actions. Une information bien partagée peut éviter un risque ou, si elle est omise, en générer un.

• D : Décisions : Formaliser et communiquer les choix pris en réunion pour orienter le projet.

• A : Actions : Prioriser et assigner des tâches précises avec des échéances claires et des responsables désignés. On s'appuiera si nécessaire sur le RACI pour assigner les responsabilités aux actions à réaliser.

Présenté sous forme de tableau (Excel, Notion ou Klaxoon), le RIDA offre une synthèse claire et facilite la continuité des discussions d’une réunion à l’autre.

Quand utiliser le RIDA ?

Le RIDA s’intègre à toutes les étapes du cycle de vie d’un projet :

• Avant une réunion : Préparer l’ordre du jour en recensant les points à discuter.

• Pendant une réunion : Organiser les échanges en classant chaque sujet sous Risque, Information, Décision ou Action.

• Après une réunion : Synthétiser les éléments discutés dans un compte rendu simple et clair, facile à valider.

Il est particulièrement utile pour :

• Les COPIL (Comités de Pilotage) : Suivi stratégique et validation des priorités.

• Les COPROJ (Comités Projet) : Coordination des équipes et mise à jour des points clés.

• Les réunions de crise : Gestion rapide des risques et diffusion des informations critiques.

• Les daily meetings : Traçabilité des décisions et des actions à suivre.

Comment utiliser le RIDA ?

Avant la réunion : Préparer le tableau

1. Créer le tableau RIDA : Inclure les colonnes pour les risques, informations, décisions, actions, responsables, échéances et statuts.

2. Analyser le tableau précédent : Identifier les éléments en cours ou à mettre à jour.

3. Organiser l’ordre du jour : Regrouper les points par catégorie (R, I, D, A) pour une réunion fluide.

Pendant la réunion : Structurer les échanges

1. Documenter en temps réel : Classer chaque point discuté dans la catégorie correspondante.

2. Attribuer des responsabilités : Désigner un responsable pour chaque action ou décision, avec une échéance précise.

3. Valider les points clés : Relire le tableau RIDA en fin de réunion pour garantir l’alignement de tous.

Après la réunion : Consolider et diffuser

1. Finaliser le tableau : Reformuler si nécessaire les notes pour plus de clarté.

2. Partager le document : Diffuser le tableau RIDA aux participants pour validation et action.

3. Mettre à jour les outils de suivi : Intégrer les éléments collectés dans les tableaux dédiés (suivi des risques, actions ou décisions).

Le RIDA permet ainsi au chef de projet de structurer les réunions et d'assurer un suivi fluide, tout en évitant de surcharger l'animation des réunions avec des listes sans fin d'actions, de décisions… qui, par leur longueur, peuvent se montrer démotivantes et que plus personne ne suit avec des outils complexes pendant les échanges.

Les avantages du RIDA

• Simplicité : Un tableau synthétique avec peu de lignes, facile à mettre en œuvre, à utiliser et à suivre.

• Puissance d'animation : Idéal pour structurer et dynamiser les échanges lors des réunions.

• Traçabilité : Chaque sujet discuté est documenté et accessible à tout moment.

• Clarté : Les informations pertinentes sont centralisées et organisées réunion par réunion dans un seul RIDA. Chaque réunion possède son propre RIDA que l'on suivra de réunion en réunion

Simplifiez vos projets avec le RIDA : Le RIDA est donc un outil clé pour suivre vos actions projets et garantir un suivi efficace de vos réunions. En centralisant les risques, informations, décisions et actions, il vous permet de gagner en clarté et en rigueur, tout en facilitant la collaboration.

Alors, qu'attendez-vous pour adopter le RIDA et transformer vos réunions en véritables leviers de performance ?